In molte situazioni, lavorare in remoto con dipendenti, clienti e vari fornitori di servizi può essere essenziale per mantenere il tuo lavoro scorrevole. Ma organizzare un evento a distanza, qualunque esso sia, non si improvvisa, richiede un minimo di preparazione e organizzazione. Abbiamo chiesto allora ad un’agenzia di allestimenti fieristici a Milano su come fare.
Perché dovresti organizzare un evento online?
Una situazione di emergenza, un obbligo materiale, un contesto specifico, una strategia di comunicazione digitale finalizzata a raggiungere un maggior numero di potenziali clienti, pubblicizzare la propria azienda oi suoi servizi, partecipanti dispersi geograficamente sono tutti elementi che possono favorire eventi virtuali rispetto a quelli fisici.
Guida passo passo come organizzare eventi virtuali:
Pensa ai tuoi obiettivi
A seconda del tipo di evento virtuale organizzato, gli obiettivi saranno diversi. Nel complesso, ospitare un evento online mira a:
- Risparmia tempo e offri flessibilità: organizzazione più rapida, che richiede la mobilitazione di un team ridotto e che può essere facilmente rinviata se necessario.
- Ottieni visibilità: comunica direttamente nello stesso luogo, consentendo così a un numero considerevole di persone di partecipare a una conferenza, formazione, ecc.
- Rafforzare il rapporto tra l’azienda / il team ei suoi clienti quando non esiste un negozio fisico o con contatti sparsi nel mondo.
- Per superare l’impossibilità di organizzare un evento fisico: quando i partecipanti sono troppo dispersi geograficamente o quando circostanze eccezionali vietano completamente un incontro reale (Covid-19).
- Fornire un’opzione ecologica: meno logistica, volantini, documenti stampati, brochure, ecc.
Vantaggi degli eventi virtuali
- Meno tempo e meno costoso da organizzare rispetto a un evento fisico
- Target / pubblico ampliato
- Interattività migliorata
- Maggiore flessibilità
- Ottimizzazione del ritorno sull’investimento
Limiti degli eventi virtuali
- Problemi tecnici
- I partecipanti devono avere delle attrezzature per potersi unire (laptop, connessione Internet, ecc.)
- Distrazioni
- Nessuna rete faccia a faccia
I diversi tipi di eventi virtuali
C’è una vasta gamma di possibilità in questo settore, che si sta evolvendo ad alta velocità, offrendo giorno dopo giorno nuovi strumenti, tutti più efficienti degli altri. A seconda degli obiettivi, puoi scegliere il tipo di eventi virtuali più adatto. Ecco i più popolari:
- Conferenze telefoniche: telefonate a più di 2 persone
- Webinar: conferenze online, podcast
- Fiere virtuali: fiere online interattive
- Workshop: workshop su un argomento specifico
- Moocs (massicci corsi online aperti): corsi / formazione online
- Chat: discussioni su argomenti specifici
- Riunioni remote: riunioni con alcuni o tutti i partecipanti geograficamente dispersi
Come organizzare un evento virtuale se sei un principiante.
Prepararsi per l’evento
Qualunque sia il tipo di evento virtuale che si desidera organizzare, di seguito sono brevemente descritti i passaggi principali.
– Definizione degli obiettivi: aspettative, benefici attesi, ecc.
– Pianificazione: data, ora, durata
– Articolazione / strutturazione: modalità, articolazione dell’evento, approcci tematici, documenti condivisi, ecc.
– Promozione: invito o sito web dedicato, descrizione dell’evento, comunicazione appropriata
– Promemoria: alcuni giorni prima dell’evento, quindi 1 ora prima, un promemoria dei collegamenti di connessione, identificatori e documenti necessari se necessario
– Allestimento e svolgimento dell’evento
– Ringraziamenti: risposte alle domande poste, documenti allegati e una sintesi – a volte un video completo – dell’evento.
– Debriefing: cosa ha funzionato, le difficoltà incontrate, cosa può essere migliorato, ecc.
Diversi tipi di eventi virtuali
Chiamate in conferenza
- Determinare l’argomento, gli obiettivi della discussione ei vari punti da affrontare.
- Scegli il software giusto.
- Impostare una data e un orario per la chiamata.
- Scegliere un luogo tranquillo adatto per una chiamata in conferenza.
- Contattare i partecipanti, ringraziarli per la loro presenza, indicare l’argomento da affrontare, gli obiettivi della chiamata, richiamare le regole di buona condotta per la teleconferenza.
- Condurre la discussione facendo attenzione a non interferire con il discorso degli altri (rumore circostante / tastiera).
- Terminare la chiamata ringraziando tutti i partecipanti.
- Inviare un rapporto accurato delle discussioni a tutti i partecipanti ed eventualmente anche a terze parti.
Webinar
I webinar sono soluzioni interessanti per le aziende in quanto consentono la comunicazione di massa, la pubblicità delle competenze, la promozione di un nuovo prodotto / servizio, ecc.
Tuttavia, tutti i partecipanti devono essere dotati di hardware e software adeguati per poter seguire la conferenza nel formato proposto (microfono, altoparlanti, cuffie, potrebbe essere necessaria una webcam) e Internet ad alta velocità.
- Definire gli obiettivi e scegliere un argomento e una presentazione che possano attrarre il pubblico di destinazione.
- Pianificare una data, un programma e una durata.
- Invia un invito a registrarti al webinar.
- Inviare un promemoria 1 ora prima del webinar a tutti gli iscritti e specificare i metodi disconnessione.
- Svolgi il webinar: benvenuto, presentazione del contenuto (l’animazione deve essere dinamica e interattiva).
- Incoraggiare i partecipanti a partecipare (reagire, esprimere la loro opinione, porre le loro domande).
- Rispondi alle domande entro un tempo definito. Invita i partecipanti con altre domande a inviarli tramite e-mail.
- Termina e ringraziali.
- Invia un riepilogo del webinar e / o un link per rivedere la conferenza.
Podcast
Il podcast è un elemento essenziale nella strategia di comunicazione digitale. Permette all’azienda di avvicinarsi a un argomento relativo alla propria attività, di acquisire visibilità e di lavorare sulla propria immagine con un ampio panel di prospect.
Un podcast può essere presentato da una sola persona, esperta nel proprio campo o da un gruppo di esperti.
- Definisci gli obiettivi e il soggetto del podcast
- Elaborare l’argomento e possibilmente cercare esperti a cui partecipare
- Preparare il piano e / o il copione precisi
- Registra il podcast: riunisci i vari relatori se necessario
- Produrre il podcast (editing, un testo di presentazione, online)
- Preparare la promozione e diffondere (e-mail, sito web, social network, ecc.)
Riunione remota
L’incontro a distanza è una pratica comune in molte aziende; può essere audio o video. Tuttavia, la fotocamera può essere uno dei limiti in quanto alcune persone possono essere timide o a disagio nel rivelare il loro ambiente personale.
Nel complesso, questi incontri virtuali sono organizzati come segue:
- Preparazione: pianificazione, definizione dell’agenda e del contenuto, preparazione dei vari documenti necessari, invio di inviti e termini
- Tenere la riunione: la sfida è mantenere l’attenzione di tutti dall’inizio alla fine. Consenti a tutti di esprimersi e di ascoltare gli altri. Inoltre, allocare adeguatamente il tempo di parola
- Debriefing e follow-up: condividere la relazione dell’incontro con i partecipanti, elencare i punti positivi e le cose da migliorare in futuro