Siamo ormai entrati nel nuovo millennio da diversi anni, eppure in Italia sono ancora troppe le realtà aziendali ancora completamente dipendenti dalla documentazione cartacea.
Solitamente, quando si affronta lo scottante tema della sostenibilità ambientale, si tende a pensare che le aziende meno virtuose da questo punto di vista siano le grandi multinazionali, troppo impegnate nel perseguimento del profitto per fare attenzione allo stato di salute del pianeta.
In realtà però, anche le PMI e le imprese più piccole non sono capaci di stare al passo con i tempi.
Se per alcuni specifici settori (si pensi a quello della vendita di farmaci) la necessità di utilizzare la carta è ancora inalienabile, magari perché legata a normative stringenti dal punto di vista legale, per molti altri imprenditori una scelta del genere non è più sostenibile.
Ecco quindi che scegliere un buon software di archiviazione documentale è indispensabile per evitare gli sprechi e poter entrare a far parte di quelle imprese “illuminate” che si impegnano realmente nella riduzione degli sprechi e nella salvaguardia dell’ambiente.
La procedura di dematerializzazione infatti, è uno dei primi aspetti da tenere a mente quando si vuole fare un salto in avanti nel tempo, per risultare più snelli e per velocizzare il proprio business. Vediamo quindi più da vicino le soluzioni oggi presenti sul mercato, proposte da aziende specializzate nella progettazione di software su misura.
Cosa fa un software di archiviazione?
Il software di archiviazione è anche conosciuto in ambito IT con il termine di DMS, che significa “Documento Management System”. Esso altro non è che un sistema di organizzazione e archiviazione dei documenti, il quale anziché basarsi sull’impiego di cartelline e faldoni pieni di carta si struttura interamente all’interno dei computer aziendali.
Un buon DMS quindi, è quello che permette di seguire tutto il ciclo di esistenza dei vari documenti necessari per mandare avanti l’attività in questione, ma anche quello che permette di eseguire sui diversi fogli digitali tutta una serie di operazioni, che vanno dalla categorizzazione alla ricerca, passando naturalmente per indicizzazione e costante analisi dei dati contenuti in ciascuno di essi.
Si tratta quindi del sistema più veloce e pratico oggi disponibile per consultare velocemente le informazioni relative a clienti, contratti, fatturazioni e tanto altro ancora. Inoltre, i programmi progettati su misura aiutano le aziende ad essere perfettamente sicure con la gestione della privacy, in quanto permettono l’accesso solamente a chi è in possesso delle credenziali.
Principali vantaggi di un archivio digitale
I vantaggi di un software per archiviare digitalmente i documenti sono numerosissimi, ma per dare un’idea dell’effettiva comodità di questo prodotto abbiamo scelto di elencare quelli principali:
– I costi mensili si riducono, poiché si può rinunciare a tutta una serie di prodotti di cancelleria;
– la sicurezza dei documenti è finalmente reale, poiché non è possibile consultare fogli e cartelline manualmente ma è necessario possedere le credenziali;
– i documenti sono più facilmente accessibili poiché indicizzati dal computer;
– è possibile consultare i documenti in qualsiasi luogo, semplicemente utilizzando un dispositivo mobile o il proprio pc portatile;
– gli spazi necessari per la vita in un ufficio si allargano, la carta lascia spazio a cose più utili;
– i tempi di gestione e consultazione si dimezzano lasciando più tempo per attività più utili al business.
Insomma, pare proprio che un buon DMS possa fare la differenza all’interno di aziende piccole, medie e soprattutto grandi. Un valore aggiunto che a nostro parere non può mancare in qualunque azienda si voglia definire davvero green e smart!